Fallstudie: So maximiert BG&P die Vorteile von Mitarbeiter-Portal und -App

Markus Schneider: Vielen herzlichen Dank. Es ist live und nicht groß geprobt. Frau Majnik und ich zeigen jetzt, was die Firma BG&P an Benefit-Portal und Mitarbeiter-App zu bieten hat. Herzlichen Dank an Sie, Frau Majnik. Jeder im Bereich HR weiß genau, dass man mit vielen Pflicht- und Küraufgaben belegt ist.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, uns das zu zeigen. Ich freue mich sehr darauf. Ich zeige Ihnen als Cliffhanger, worum es sich heute drehen soll. Das wird am Ende des Tages intensiver gezeigt. Hier geht es um die Mitarbeiter-App bzw. das Intranet der Firma BG&P, das wir gestaltet haben. Grundintention war, ein Benefit-Portal zu bauen, das in diesem Intranet integriert ist.

Bevor wir tiefer eintauchen, würde ich die Freigabe stoppen, sodass wir als Personen zu sehen sind und Sie, Frau Majnik, vielleicht etwas zu Ihrem Haus und Ihren Herausforderungen erzählen.

Sarah Majnik: Danke, Hallo, Sarah Majnik, HR Generalistin, HR Leiterin seit sechs Jahren bei der Firma Binder Grosswerk und Partner in Graz, Steiermark, Österreich. Binder Grosswerk und Partner ist ein Beratungsunternehmen aus der Finanzdienstleistung, mit Schwerpunkt Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Unternehmensberatung. Mit derzeit ca. 110 Mitarbeitern und besetzen jedes Jahr 10 bis 15 Stellen. Wir kämpfen, wie viele andere in dieser Branche damit, qualifizierte Kollegen zu gewinnen.

Unser Schwerpunkt liegt seit vielen Jahren auf Mitarbeiterbindung, und wir haben eine sehr geringe Fluktuationsquote. Unsere App, die seit Januar 2023 bei uns intern in Verwendung ist, leistet einen Beitrag dazu.

Markus Schneider: Ja, sehr schön. Vielleicht noch zur Entstehungsgeschichte. Sie sind in Österreich tätig, der Erstkontakt war über unsere österreichischen Kollegen, Herrn Danler von der Firma Moser Danler bzw. BAV Competence Center. Es ging um das Thema BAV, und es war für Sie wertvoll, weil Sie eine Lösung für Ihr Vorhaben fanden.

Könnten Sie uns erzählen, was Sie im Kopf hatten und was Sie als Lösungsansatz vorgefunden haben?

Sarah Majnik: Genau. Ich wurde in einem Seminar zum Thema Cafeteria-System auf Benefit-Konzepte aufmerksam, über Herrn Danler. Wir hatten damals viele Benefits für unsere Mitarbeiter, aber die Informationen waren nicht gesammelt. Wir starteten mit dem Cafeteria-System und überlegten, wie wir es administrieren, transparent und fair abbilden können. Die letzten zwei Minuten des Seminars haben sich ausgezahlt, als uns die App-Lösung angeteasert wurde.

Markus Schneider: Ja, wunderbar. Der Kern war, in Sachen Benefits eine bessere Transparenz und Kommunikation zu erreichen, mithilfe der Digitalisierung ein Punktesystem zu ermöglichen. Sie nutzen jetzt ein vollwertiges Intranet. War das der Weg vom einen zum anderen? Welchen Stellenwert hat es heute über die Benefits hinaus in Ihrem Haus?

Sarah Majnik: Über diese Plattform entstanden tolle Ideen. Viele Inputs kamen von Geschäftsführer-Ebene, Mitarbeiter-Ebene, intern aus dem HR-Teil. Die Projektleiterin Frau Silkerich (benefitconcepts) und der Programmierer Herr Rickeberg (benefitconcepts) haben das technisch umgesetzt. Wir haben viele Lösungen über die Plattform implementiert.

Markus Schneider: Viele haben sich eingeschaltet, um das am lebenden Objekt zu entdecken. Wie war der Weg bis zum Portal? Wir haben eine Ist-Analyse gefahren, waren in einem Workshop, haben das Portal erstellt und vermarktet. Selbst wenn das Portal hervorragend ist, muss man den Mitarbeitenden erklären, warum es sinnvoll ist, es zu nutzen. Wir haben nicht nur die Initialvermarktung, sondern auch über Newsletter die laufende Vermarktung gemacht.

Das Haus BG&P lässt sich viel einfallen. Wir greifen neue Möglichkeiten auf, verschlanken Verwaltungsaufwand und haben viele Buchungsmöglichkeiten digitalisiert. Frau Majnik, wie sah die Welt vorher aus und wie hat sich das vereinfacht?

Sarah Majnik: Früher war eine Kollegin aus dem Office zuständig für Buchungsanfragen. Viele Schritte waren erforderlich. Jetzt kann das jeder Mitarbeiter selbst machen und hat im Überblick, wann etwas frei oder gebucht ist.

Markus Schneider:  Das Ganze ist mobil nutzbar, um Komfort zu vereinfachen. Man kann auch in der U-Bahn noch etwas buchen. Es ist ein Intranet und zugleich eine Mitarbeiter-App, konzipiert als „mobile first“. Sie erzählten von einer älteren Kollegin, die begeistert ist, obwohl sie nicht IT-affin ist.

Sarah Majnik: Sie hat sich die Zeit genommen, sich damit auseinanderzusetzen.

Markus Schneider: Sehr schön. Vom Cafeteria-System sprechen wir von einem Punktekonto. Positiv gesehen, weil man Punkte sammeln und ausgeben kann. Frau Majnik, wie funktioniert das Prozedere?

Sarah Majnik: Jeder Mitarbeiter bekommt im Januar ein Jahresbudget von 200 Punkten, Teilzeitkräfte 100 Punkte. Diese können für diverse Zusatz-Benefits eingelöst werden, von Fahrrad über Tennisplatz bis Gesundheitsangebote. Manche Dinge wie unsere Kinderkrippe sind kostenlos, um Inanspruchnahme zu fördern.

Markus Schneider: Und man kann hier Punkte einlösen für z.B. eine Tennisplatzbuchung. Man sieht sein Punkteguthaben und verbleibende Punkte. Österreich ist oft innovativer und unkomplizierter. War es notwendig, zu digitalisieren?

Sarah Majnik: Vieles entstand im Rahmen des Plattformaufbaus. Ein kleiner Pool an Benefits wurde mit veralteten Informationen zentral abgebildet.

Markus Schneider: Wunderbar. Wir zeigen Ihnen einen kleinen Überblick über das Benefits-Portfolio. Es ist auch eine schöne Aussage gegenüber Bewerbern. Geben Sie Bewerbern Zugang zum Portal?

Sarah Majnik: Bewerber bekommen Zugang, sobald sie den Dienstvertrag unterschrieben haben. Sie können sich dann mit den Angeboten vertraut machen und sich zu Veranstaltungen anmelden.

Markus Schneider:  Bewerber sehen, dass man bei uns Spaß haben kann. Team-Darstellungen und Neueinstellungen werden vorgestellt. Das erleichtert den Einstieg für neue Mitarbeiter. Frau Majnik, was ist Ihr Resümee in Sachen Arbeitgeberattraktivität und Verwaltungsvereinfachung?

Sarah Majnik: Wir haben uns als moderner, attraktiver Arbeitgeber präsentiert. Es schafft Transparenz und Bewusstsein für Zusatzleistungen. Es ist eine zentrale Plattform der internen Kommunikation, unabhängig vom klassischen Mailverkehr. Es vereinfacht die Administration und bietet viele Automatisierungen, die wir noch nicht nutzen. Aktionen wie die Bewegungsinitiative sind erst durch die technische Umsetzung möglich geworden.

Andreas C. Fritz: Vielen Dank an Markus Schneider und Sarah Majnik für die Einblicke. Es gibt Fragen im Chat. Eine Frage von Michael Kaiser: Wäre eine Incentivierung von Anwesenheit möglich?

Markus Schneider:  Wenn erlaubt, ist es technisch darstellbar. Oft scheitert es an der Gesetzgebung. Technisch ist vieles möglich, auch Schnittstellen zum Zeitsystem.

Andreas C. Fritz: Das ist das Tolle bei euch. Es funktioniert out of the box und kann individuell angepasst werden. Ein Thema war Steuern. Markus, möchtest du die Key-Takeaways teilen?

Markus Schneider:  Technische Unterstützung hilft bei der Darstellung einer Benefit-Welt. Ich lade ein, die Möglichkeiten zu nutzen. Regelmäßige Kommunikation ist wichtig. Wenn Interesse besteht, können wir einen Check und Optimierungsmöglichkeiten anbieten.